Planning settimanale per negati: come organizzare casa, famiglia e lavoro

Un tempo non pensavo che organizzare casa, famiglia e lavoro potesse essere un’impresa così difficile e invece lo è eccome ed io ho iniziato a barcamenarmi un po’ meglio solo da quando ho trovato la mia personalissima versione di planning settimanale.

Avevo iniziato qualche tempo fa con il menu settimanale ma poi non mi sono fermata e chi come me è una donna che lavora (e che magari ha anche bambini) può ben capire il perchè: il carico di impegni e di cose da ricordare è non indifferente e la sindrome da wonder woman che affligge molte di noi ci spinge a cercare di essere tutto ovvero lavoratrici efficienti, mamme presenti, mogli affettuose e casalinghe perfette con il risultato di arrivare a fine giornata stanchissime e magari anche frustrate perchè ci sembra di non riuscire a tenere tutto sotto controllo come vorremmo.

La mia strada nella gestione del planning settimanale è iniziata con un tentativo digitale (ovvero l’uso di Google Calendar) miseramente fallito ovviamente non per limiti di questo strumento elettronico che ritengo sia davvero una risorsa molto valida e comoda da usare ma per limiti miei: per quanto con l’elettronica io abbia a che fare tutti i giorni (o forse proprio per quello) trovo che il supporto cartaceo sia infinitamente più nelle mie corde…sento la necessità di scrivere e sottolineare, provo soddisfazione nel gesto di depennare le cose da fare dalle liste scritte, ho la tendenza a prendere appunti e segnare idee estemporanee su ogni supporto mi trovi vicino, dal post-it allo scontrino ed ogni tanto anche un block-notes 😛

A cosa serve un planning settimale ?

Gestire bene il proprio tempo è il primo passo per essere più felici, non so voi ma io ne sono convinta.

Destreggiarsi nella giungla degli impegni quotidiani, nostri e dei nostri famigliari, senza dimenticarsi nulla e soprattutto senza perdere il lume della ragione è difficile: incombenze di lavoro, hobby, compiti dei bambini, pulizie di casa, generi alimentari da acquistare, visite mediche, compleanni, cene fuori, scadenze dei pagamenti…se non si trova il modo di gestire il tutto in modo strutturato e organizzato il rischio è quello di sentirsi sempre in affanno, frustrati per le cose non fatte, incapaci di ritagliarsi momenti di cura di sè e di relax.

La cultura dell’organizzazione e il vivere organizzati ha indubbi vantaggi: in primis migliora la qualità della vita e lo stato di benessere di tutti i membri della famiglia, aumenta il tempo di qualità che ciascuno è in grado di dedicare all’altro e infine comporta sia una riduzione degli sprechi che delle spese.

E mettere tutto nero su bianco tramite un planning settimanale, mensile, annuale o addirittura pluriennale sembra essere la strada che tutte le persone felici (e di successo) hanno, nel loro personalissimo modo, trovato.

Per quanto mi riguarda iniziare a scrivere è stato il mio antidoto contro la tendenza a non riuscire ad addormentarmi la notte a causa del rimuginare sulle cose da fare, decidermi ad organizzare tutti i miei appunti e liste in modo strutturato col supporto di un planning settimanale è stato l’ancora di salvezza dal morire affogata sotto una miriade di bigliettini di appunti!

Cosa penso che meriti di essere inserito in un planning settimanale

Scrivere nero su bianco e organizzare in anticipo le varie incombenze della routine familiare e casalinga è una buona strategia per risparmiare tempo, soprattutto se si lavora e quindi il tempo da dedicare alla casa, agli hobby e alla famiglia è limitato.

Nella mia esperienza le cose che meritano di trovare spazio nel planning settimanale sono:

• spesa e menù;
• faccende domestiche di ordinaria amministrazione e grandi lavori periodici come il cambio dell’armadio o le pulizie approfondite;
• impegni legati ad attività sportive e/o ad hobby
• appuntamenti;
• trasferte di lavoro;
• visite mediche prenotate;
• scadenze di pagamenti.

Il risultato del planning settimanale anticipato sarà del tempo in più per noi stesse e meno confusione (anche mentale) in casa: vedrete come quella che può inizialmente sembrare una fatica in più (appuntarsi tutte le scadenze) si trasformerà in breve in un gran risparmio di tempo (vuoi mettere non dover perdere più tempo a cercare una ricetta medica o una bolletta perché non ci ricordiamo più la data che vi era riportata?!).

Fondamentale però cercare di:

1. fare una lista di cose da fare in giornata fattibile altrimenti, con un elenco da Wonder Woman, la frustrazione di non farcela è dietro l’angolo.
2. essere flessibili: il planning settimanale ha il compito di fornire aiuto non di trasformarsi in una gabbia e se un giorno si ha un contrattempo o semplicemente la voglia di dedicarsi alle pulizie è poca non succede nulla!

I miei strumenti preferiti per il planning settimanale

Tutto molto bello vero? Però dove appuntarsi tutto ciò? La risposta è sicuramente molto personale ma credo che ci siano alcune caratteristiche della vita individuale che possono rendere le esigenze piuttosto simili: finché si è single e le uniche incombenze/scadenze da ricordare sono le proprie un calendario o un’agenda sono secondo me più che sufficienti; la cosa si complica invece quando da 1 si diventa 2, 3 o addirittura di più.

In quest’ultimo caso secondo me diventa indispensabile trovare uno strumento che consenta sia di tenere individualmente traccia delle esigenze/impegni dei singoli che di quelli che riguardano trasversalmente tutti.

Non so voi a che punto siate del vostro percorso verso il planning settimanale ma visto che io, dopo svariati tentativi falliti, sono arrivata a trovare quelli che per me sono gli strumenti in assoluto migliori, ho pensato di condividerli con voi perché magari possono essere utili anche per altri/e.

Agenda settimanale compatta

Il punto di partenza della mia gestione, ormai da diversi anni, consiste nell’avere sempre in borsetta con me un’agenda settimanale: trovare il giusto compromesso tra spazio per scrivere, praticità e ingombro è stato davvero un’impresa ma quest’anno per la prima volta in vita mia ho riacquistato per due anni consecutivi la stessa agenda e questo è segno inequivocabile che finalmente ho trovato quello che fa per me.

Parlo del planner compatto Weekview , progettato e prodotto in Germania, che per quanto mi riguarda possiede tutte le caratteristiche che gli servono per essere ri-acquistato da me vita natural durante!

Ha una bella copertina rigida che gli ha consentito di passare da una borsa all’altra per un anno senza assumere mai un’aspetto trasandato a causa dell’usura, un bell’elastico che ne garantisce la costante chiusura delle pagine ed è dotato di una comoda coppia di segnalibri in che facilitano l’immediata apertura nelle pagine usate al momento.

La sue dimensioni compatte (12 x 18 x 1 cm) ed il peso contenuto (solo 230 g) lo rendono maneggevole come raramente mi è capitato di trovare un’agenda.

La doppia pagina dedicata a ciascuna settimana e ben impaginata e lascia quindi uno spazio adeguato per note e appunti nonché per tenere traccia dei propri obiettivi della settimana. Ma a rendere davvero speciale questo planner è la presenza di sezioni a più ampio respiro temporale che non mi è mai capitato di trovare in altre agende:

• pianificazione ad orizzonte trimestrale;
• pianificazione per progetti;
• gestione progetti e gestione delle finanze;
• pagine per scrivere nero su bianco i propri goal dell’anno;
• pagine extra per annotazioni (ben 64);
• un taschino autoadesivo da posizionare ad una delle estremità interne dell’agenda;
• un bel set di piccoli sticker.

Il sito del produttore riporta anche una serie di interessanti video che forniscono spunti su come utilizzare al meglio questo bello strumento.

Personalmente adoro questa agenda settimanale, la porto con me ovunque per segnare cose da fare “volanti” che mi vengono in mente quando sono fuori casa/segnare appuntamenti e la sto consigliando a chiunque mi chieda un parere su quale agenda acquistare per l’anno che viene.

Calendario settimanale da parete per tutta la famiglia

Per quanto il suddetto planner sia perfetto personalmente lo vivo come uno strumento di collegamento tra la vita fuori casa e la vita familiare/di casa motivo per cui difficilmente mi viene spontaneo segnarvi sopra anche le incombenze/scadenze domestiche e gli impegni di tutti gli altri membri della famiglia.

Per chiudere questo cerchio incompleto ho però trovato un altro strumento per me perfetto ovvero il calendario settimanale da parete “L’organizza famiglia” di Boxclever Press.

Che non è solo un bell’oggetto da appendere alla parete della cucina ma uno strumento di planning settimanale a mio parere molto ben fatto: ad ogni settimana è dedicata una pagina e per ogni giorno della settimana sono disponibili 6 colonne, un numero sufficiente anche per coprire le famiglie più numerose; la striscia di destra è pensata per annotare la lista di cose da fare e la lista della spesa ed è strategicamente pre-tagliata per poter essere strappata e portata via con facilità.

Il calendario è dotato di:

• una copertina di plastica trasparente, che può essere spostata da una settimana all’altra, su cui annotare le attività ricorrenti così da non doverle scrivere più volte.
• un’ampia tasca posteriore perfetta per conservare documenti di vario genere e una penna con clip sulla parte frontale del calendario.
• 288 coloratissimi adesivi promemoria così da non dimenticare le date importanti e gli eventi rendendoli più visibili sul calendario.

Non manca una sezione di riepilogo dell’anno in cui è possibile appuntare anche i compleanni da ricordarsi separati mese per mese.

Risorse gratuite per il planning settimanale

Non so come la vediate voi ma per quanto mi riguarda preferisco tenere separati il planning settimanale di impegni/scadenze e il planning settimanale di menù/spesa.

Le risorse gratuite per supportarvi nell’uno e nell’altro sono talmente numerose da perdersi quindi ho pensato di lasciarvi un riepilogo di quelle che mi sembrano meglio fatte.

Delle risorse gratuite per il planning settimanale di menù e spesa ho già ampiamente parlato in un apposito post quindi, anziché ripetermi, vi rimando direttamente al mio articolo sul menu settimanale oppure a quello in cui propongo un planning in pdf che aiuta a tenere conto nella vostra pianificazione della stagionalità degli alimenti.

 

E per un planning di più ampio respiro?

Il planning settimanale è indispensabile per la gestione operativa personale e dei membri della famiglia ma se si vogliono raggiungere obiettivi di più ampio respiro potrebbe essere utile un qualche supporto in più.

Già il planner compatto Weekview di cui vi ho parlato poco fa è un valido supporto iniziale ma se desiderate qualcosa di più strutturato e guidato un consiglio che mi sento di darvi è l’acquisto di uno o entrambi i workbook di Leonie Dawson: oltre ad essere esteticamente bellissimi costituiscono un vero e proprio percorso guidato al fare un bilancio dell’anno che si sta chiudendo e al pianificare gli obiettivi che si vogliono raggiungere nell’anno successivo.

L’ho utilizzato l’anno scorso e lo riutilizzerò quest’anno perché ho scoperto che darsi il tempo di mettere nero su bianco gli obiettivi che si vogliono raggiungere e revisionarli periodicamente è un potentissimo strumento per ottenere risultati insperati. I woorkbook esistono sia nella versione Life (incentrata sulla persona e sulla famiglia) che nella versione Business (pensato per chi conduce un’attività individuale) e sono entrambi molto ben strutturati.